De nieuwe privacywetgeving Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) is eind mei in werking getreden. Wij hebben ons afgelopen maanden voorbereid op deze nieuwe wet en willen jullie via deze email daarover informeren.

Wat hebben we gedaan?
We hebben de gegevens in kaart gebracht die we van jullie hebben, het gaat hierbij om persoonsgegevens welke we gebruiken om je in te schrijven en je bij de NEVOBO aan te melden. Daarnaast gebruiken we fotomateriaal van jullie op de website en social media.

Ook hebben we een privacy reglement opgesteld, gedragsregels benoemt en zullen wij de ALV voorstellen om voor elk bestuurslid, elke voorzitter van een commissie en zeker alle trainers te verplichten in het bezit te zijn van een recente VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Verder is het nu officieel mogelijk om je eigen gegevens op te vragen omdat het in deze wet is geregeld dat je inzage hebt en mogelijkheid geboden moet worden om het te veranderen.

We zijn klaar voor de AVG
Het werk is grotendeels klaar en we zijn geen bijzondere processen of gegevens tegen gekomen waarvoor we speciale dingen voor moesten doen. Denk aan bijvoorbeeld het verwerken van een BSN (Burger Service Nummer) want die hebben we niet en hebben we niet nodig. Verder zijn alle gegevens standaard zoals Naam, Adres, Woonplaats, je bankrekeningnummer en het lidnummer van de NEVOBO. De laatste stap in dit proces is jullie te informeren.

Wat nog te doen
Voor onze leden die jonger zijn dan 16 jaar zullen we expliciet aan de ouders/verzorgers gaan vragen of we beeldmateriaal mogen gebruiken op de website en social media. Voor alle anderen is het ook mogelijk aan te geven om beeldmateriaal wat wordt gemaakt, bijvoorbeeld tijdens wedstrijden en toernooien, niet te mogen publiceren. Een mailtje naar het secretariaat is voldoende en dan houden we er rekening mee.

Informatie
Jullie informeren doen we via deze mail en een artikel en de privacy verklaring op de website van Oberon (www.oberonweesp.nl). Opgenomen is de volledige verklaring van het gebruik van data en ook dat we bijvoorbeeld geen gegevens delen met anderen zoals bijvoorbeeld sponsoren of adverteerders. Op de Algemene Leden Vergadering in september komt er een voorlichting en kun je meer vragen stellen.

Wat moeten jullie doen?
Ja, een beetje vreemd maar er wordt ook wat van jullie verwacht. Dit is alleen van belang als je al eerder persoonsgegevens hebt gekregen over onze leden, om bijvoorbeeld een activiteit te organiseren of op basis van -vertrouwen- een mail-lijst te maken. Elke vorm van persoonsgegevens die je hebt, MOET je weggooien! De wet vereist namelijk dat je toestemming nodig hebt om de gegevens te bewaren. Wij als vereniging hebben dat omdat wij de procesbeschrijvingen hebben en hoe we er aan zijn gekomen met een geheimhoudingsverklaring. We vertrouwen er dan ook op dat de gegevens worden weggegooid. Als deze gegevens bijvoorbeeld worden gestolen (gehacked) en worden gebruikt door derden, nemen wij als bestuur hierover geen verantwoordelijkheid. Gewoon even weggooien dus. Mocht je gegevens nodig hebben, neem dan even contact op met het bestuur hoe je dat moet doen.

Heb je nog vragen?
Heb je nu nog vragen en wil je niet wachten tot de Algemene Leden Vergadering, stuur dan je vraag naar het bestuur via secretariaat@oberonweesp.nl